La reunión promedio tiene un problema de diseño: arranca sin un propósito claro y termina sin acuerdos. La gente sale sin saber qué cambió ni qué tiene que hacer.
No hace falta una herramienta nueva ni un método complejo. Hace falta una estructura. Esta es la que entrenamos con los equipos.
1. Empezá por el propósito, no por la agenda
Antes de convocar, completá esta frase: "Esta reunión es exitosa si al final logramos ___". Si no podés completarla, probablemente no necesites una reunión — necesitás un mensaje.
Si la reunión podía ser un mail, era un mail.
2. Las tres preguntas de cierre
Reservá los últimos cinco minutos. Siempre. Y respondé en voz alta, como equipo:
- ¿Qué decidimos? — que quede explícito, no implícito.
- ¿Quién hace qué? — cada acción tiene un dueño con nombre y apellido.
- ¿Para cuándo? — sin fecha, no es un compromiso, es un deseo.
Tip: nombrá un responsable de cierre rotativo. Su único trabajo es hacer las tres preguntas antes de que todos cierren la laptop.
3. Acuerdos visibles
Lo que no se ve, no se sostiene. Dejá los acuerdos en un lugar compartido donde el equipo pueda verlos entre reunión y reunión. La próxima vez, arrancá revisando si se cumplieron. Esa simple rutina cambia la cultura.
Para llevar
- Definí el propósito antes de convocar. Si no hay, no hay reunión.
- Cerrá siempre con las tres preguntas: qué, quién, cuándo.
- Hacé visibles los acuerdos y revisalos la próxima vez.
Una reunión bien diseñada no es más corta por casualidad. Es más corta porque sabe a qué vino.